Управління з питань підготовки сесій Роздрукувати

ПОЛОЖЕННЯ

про управління з питань підготовки сесій обласної Ради та

з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради

 

 

Основними завданнями управління є:

 

1. Забезпечення підготовки сесійної діяльності обласної Ради.

2. Організація підготовки пленарних засідань сесій обласної Ради та матеріалів, що вносяться на їх розгляд.

3. Забезпечення протоколювання, за допомогою програмно-технічного комплексу електронної системи голосування «Рада-В», пленарних засідань сесій обласної Ради. Оформлення протоколів  нарад, що проводяться головою обласної Ради, його першим заступником, заступниками голови обласної Ради та організаційно-технічної підготовки цих заходів.

4. Забезпечення роботи пленарних засідань сесій обласної Ради в частині, що входить до компетенції управління;

5. Підготовка за дорученням голови обласної Ради, першого заступника, заступників голови обласної Ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної Ради, спільно з іншими управліннями та відділами обласної Ради, проєктів рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції управління.  

6. Забезпечення інформаційного наповнення відповідних розділів офіційного вебсайту обласної Ради, Єдиного державного вебпорталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до порядку, затвердженого розпорядженням голови обласної Ради.

 

7. Підготовка порядку проведення пленарного засідання сесії обласної Ради та проєкту порядку денного пленарного засідання сесії обласної Ради.

8. Формування та надсилання депутатам обласної Ради в електронному вигляді переліку питань та проєктів рішень, які вносяться на розгляд пленарного засідання сесії обласної Ради.

9. Забезпечення функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповнення на офіційному сайті обласної Ради згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради.

10. Забезпечення єдиного порядку документування діяльності обласної Ради та її виконавчого апарату, впровадження передових форм і методів обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів за допомогою сучасної електронної техніки, контролю за їх виконанням у виконавчому апараті обласної Ради на основі вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію,  Регламенту обласної Ради та Інструкції з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті. Розроблення проєктів нормативно-правових документів з питань діловодства. Здійснення експертизи цінності наявних документів, опрацювання їх і передача на зберігання до Державного архіву Вінницької області.

11. Забезпечення єдиного порядку ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому апараті обласної Ради та з особистого прийому громадян керівництвом обласної Ради. Ведення статистичної звітності та аналітичної роботи з цього питання.

12. Забезпечення методичного керівництва щодо організації роботи з організаційно-розпорядчими документами обласної Ради, організація контролю за їх виконанням у виконавчому апараті Ради, департаментах, управліннях та інших підрозділах облдержадміністрації, обласних організаціях, установах, органах місцевого самоврядування області.

13. Забезпечення організації роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

14. Забезпечення роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді.

15.  Забезпечення роботи з інформаційними запитами в обласній Раді та її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

16. Здійснення комплексу заходів щодо матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, організації ремонту обладнання і приміщень та підтримання їх в належному стані.

17. Додержання нормативно-правової бази щодо питань планування, надходжень, обліку, видачі, зберігання, списання та інвентаризації матеріальних цінностей.

18. Зберігання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних матеріальних цінностей.

19. Організація обліку складської та господарської діяльності виконавчого апарату обласної Ради.

20. Організація виконання завдань і функцій пов’язаних із здійсненням процедур закупівель/спрощених закупівель:

21. Відпрацювання проєктів рішень сесій обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради та інших нормативно-правових документів з питань матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, передачі та списання майна виконавчого апарату обласної Ради.

22. Організація виконання заходів з охорони праці та пожежної безпеки (сумісно з управлінням спільної комунальної власності територіальних громад області) в приміщеннях обласної Ради. Підтримання в справному стані вогнегасників, проведення інструктажів з працівниками обласної Ради та її виконавчого апарату.

23. Відповідно до визначених завдань управління:

вивчає та узагальнює документи, які надходять до обласної Ради і відносяться до компетенції управління, за дорученням керівництва розробляє проєкти нормативно-правових актів та проводить експертизу проєктів таких актів, готує при необхідності аналітичні, довідкові та інші необхідні матеріали, що надходять до управління і віднесені до його компетенції.

готує розпорядження про скликання сесії обласної Ради та перелік питань, який вноситься на розгляд сесії обласної Ради;

забезпечує направлення повідомлень депутатам обласної Ради, голові обласної державної адміністрації та його заступникам, керівникам силових структур, головам судів та головам районних рад про час і місце проведення пленарних засідань сесій  обласної Ради;

готує на сесію інформацію щодо результатів розгляду депутатських запитів, звернень, виконання протокольних доручень сесій обласної Ради;

готує для депутатів обласної Ради в друкованому вигляді перелік питань, що вносяться на розгляд пленарного засідання сесії обласної Ради;

забезпечує реєстрацію депутатів обласної Ради перед пленарним засіданням сесії обласної Ради;

забезпечує роботу пленарних засідань сесій обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради в частині, що входить до компетенції управління;

оприлюднює на офіційному сайті обласної Ради, в день  проведення пленарного засідання сесії, результати поіменного голосування, реєстрації депутатів, порядок денний пленарного засідання сесії;

оприлюднює на офіційному сайті обласної Ради прийняті обласною Радою рішення пленарних засідань сесій обласної Ради в строки, визначені законодавством України та Регламентом обласної Ради;

оформляє протокол сесії обласної Ради та оприлюднює його на офіційному сайті обласної Ради,  протокольні доручення сесії та голови обласної Ради;

оформляє примірник переліку проєктів рішень, оприлюднених на офіційному сайті обласної Ради, станом на день проведення пленарного засідання сесії обласної Ради (прошитий і пронумерований в установленому порядку);

здійснює розсилку рішень сесій обласної Ради, інших  організаційно-розпорядчих документів адресатам,  ведення щоденного реєстру на відправлену кореспонденцію;

бере участь у розробці та виданні методичних посібників, рекомендацій, довідників, необхідних для роботи в обласній, районних радах та інших органах місцевого самоврядування, підготовці проєктів рішень сесій обласної Ради та інших нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях постійних комісій, пленарних засідань сесій обласної Ради;

здійснює інформаційне  наповнення відповідних розділів офіційного вебсайту обласної Ради, Єдиного державного вебпорталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до порядку, затвердженого розпорядженням голови обласної Ради.

 розробляє Інструкцію з діловодства в обласній Раді та її виконавчому апараті та номенклатуру справ виконавчого апарату обласної Ради і подає їх на затвердження голові обласної Ради;

 організовує роботу електронного документообігу в виконавчому апараті обласної Ради;

 здійснює прийом документів, які надійшли на адресу обласної Ради у паперовій та електронній формі засобами поштового зв’язку та електронною поштою;

 забезпечує попередній розгляд вхідних документів, їх реєстрацію та оформлення реєстраційно-контрольних карток на них;

 передає документи, розглянуті головою обласної Ради, у відповідності до резолюції, для виконання першому заступникові, заступникам голови обласної Ради, працівникам виконавчого апарату, головам постійних комісій обласної Ради, в департаменти, управління та інші підрозділи облдержадміністрації, а також в обласні організації, установи і забезпечує контроль за строками їх виконання;

 здійснює відправлення документів електронною поштою з офіційної електронної адреси обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua»;

 здійснює контроль за виконанням та проходженням документів у виконавчому апараті обласної Ради, кількісний облік вхідних і вихідних документів та складає за встановленою формою, щомісячні звіти про об’єм документообігу у виконавчому апараті обласної Ради;

здійснює реєстрацію документів, що надійшли до виконавчого апарату з поміткою «Для службового користування» та контроль за їх проходженням і виконанням, забезпечує їх належне зберігання;

здійснює контроль за формуванням справ, у відповідності до номенклатури справ виконавчого апарату та готує їх для передачі на зберігання в  Державний архів Вінницької області;

організовує забезпечення проведення  пленарних засідань сесії обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, інших засідань, нарад під головуванням голови, першого заступника, заступників голови обласної Ради (прибирання залу,  ремонт меблів, кондиціювання залу);

забезпечує організацію аудіо- та відеотрасляції пленарних засідань сесії обласної Ради у вестибюлі приміщення, аудіотрасляції – перед приміщенням обласної Ради;

 забезпечує облік, належне зберігання проєктів рішень, рішень сесій, розпоряджень голови обласної Ради, протоколів пленарних засідань сесій,  протоколів та рішень Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради та інших службових документів в архіві  обласної Ради;

забезпечує  організацію роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті;

 забезпечує роботу з запитами на інформацію в обласній Раді та її виконавчому апараті, здійснює щоденний моніторинг та контроль за їх своєчасним розглядом;

 забезпечує організацію роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді, здійснює щоденний моніторинг та контроль за їх опрацюванням згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

 забезпечує функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповнення на офіційному вебсайті обласної Ради згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

  видає за клопотанням установ, організацій чи окремих службових осіб, з дозволу голови обласної Ради, копії архівних документів;

 оформляє, веде облік і видає посвідчення депутатам обласної Ради;

 здійснює матеріально-технічне забезпечення обласної Ради та працівників виконавчого апарату обласної Ради;

  здійснює функції з питань  закупівель/спрощених закупівель  виконавчого апарату обласної Ради;

розробляє проєкт  номенклатури справ виконавчого апарату обласної Ради.

24. Управління з питань підготовки сесій обласної Ради та з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради є відповідальним структурним підрозділом:

 за забезпечення доступу до публічної інформації, опрацювання, облік, систематизацію, аналіз, контроль щодо дотримання термінів задоволення запитів на інформацію, надання консультацій під час оформлення запитів;

  за створення та підтримку в актуальному стані розділу «Доступ до публічної інформації» на офіційному вебсайті обласної Ради та на інформаційних стендах обласної Ради відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

 за організацію спеціального місця для роботи запитувачів з документами.

  25. Управління з питань підготовки сесій обласної Ради та з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради є відповідальним за забезпечення роботи офіційної електронної поштової скриньки   «dostup@vinrada.gov.ua».

        26. Контролює та здійснює постійний моніторинг за своєчасним  оприлюдненням та оновленням наборів даних на офіційному  вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних,  за дотриманням вимог та строків щодо оприлюднення, установлених Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 835, а також     порядком і переліком, що затверджені розпорядженням голови обласної Ради.

27. Готує, відповідно до вимог, строків та за формою, що визначені постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» (зі змінами і доповненнями),  та забезпечує надсилання до 1 березня року, що настає за роком оцінки, Міністерству цифрової трансформації України заповненої картки оцінки стану оприлюднення і оновлення відкритих даних обласною Радою.

28.Управління має право:

- подавати пропозиції в установленому порядку щодо отримання від департаментів, управлінь, відділів, інших підрозділів облдержадміністрації, органів місцевого самоврядування, обласних органів міністерств та відомств, підприємств, організацій та установ документів, матеріалів і статистичних даних, необхідних для виконання покладених на управління завдань.

 

 

Управління несе відповідальність за:

 

29. Невчасне і неналежне виконання покладених на нього завдань і обов’язків, передбачених цим Положенням.

30. Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на управління.

31. Працівники управління несуть відповідальність за недотримання вимог законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого апарату обласної Ради, за невиконання обов’язків та невикористання прав, передбачених цим Положенням, за що можуть притягуватись до дисциплінарної відповідальності чи позбавлятись премії частково або повністю.

 

_______________________________