28 вересня о 12.00 в сесійній залі обласної Ради (2 поверх) – відбудеться засідання постійної комісії з питань економіки, фінансів та бюджету

Голова Вінницької обласної Ради

Соколовий Вячеслав Петрович

Управління з загальних питань Роздрукувати

 

ПОЛОЖЕННЯ

про управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради

 

1. Загальні положення

 

1.1 Управління з загальних питаньвиконавчого апарату обласної Ради (далі - управління) є самостійним структурним підрозділом виконавчого апарату обласної Ради.

1.2 Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та іншими чинними законами України, постановами Верховної Ради України,  Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами,рішеннями та Регламентом обласної Ради, розпорядженнями голови обласної Ради, положенням про виконавчий апарат обласної Радита цим Положенням.

1.3 Управління утворюється з метою забезпечення:

 єдиного порядку провадження діловодства, розроблення нормативно-правових документів з питань діловодства та контролю за додержанням їх вимог у виконавчому апараті обласної Ради;

організації контролю за строками проходженням та виконаннямдокументів у виконавчому апараті обласної Ради;

організації роботи із зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом обласної Ради;

здійснення експертизи цінності наявних документів і передачі їх на зберігання до Державного архівуВінницькоїобласті, підготовки довідково-методичних матеріалів;

організації матеріально-технічного забезпечення виконавчого апарату обласної Ради та здійснення публічних закупівель;

 організації роботи з інформаційними запитами в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» та нормативних документів з цього питання.

1.4 Робота управління планується відповідно до плану роботи обласної Ради та її виконавчого апарату, завдань, що поставлені перед управлінням.

1.5 Положення про управління затверджується розпорядженням голови обласної Ради, а посадові інструкції його працівників - керуючим справами виконавчого апарату обласної Ради.

1.6 Структура управління, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом обласної Ради та її виконавчого апарату.

1.7 Управління утворюється у складі: начальника управління;  заступника начальника управління; начальника відділупо роботізі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації; начальника відділу діловодства та контролю, завідувача сектору реєстрації документів; завідувача сектору з питань документального забезпечення;головного спеціаліста сектору, заступника начальника управління - начальника відділу з господарськихпитань, завідувача сектору з питань публічних закупівель.

1.8 Призначення на посаду та звільнення з посади працівників управління здійснюється головою обласної Ради відповідно до чинного законодавства України.

1.9 Управління підпорядковується голові обласної Ради, першому заступнику, заступникам голови обласної Ради та керуючому справами виконавчого апарату обласної Ради.

1.10 Управління, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради, апаратом, департаментами та управліннями облдержадміністрації, з виконавчими апаратами районних, міських, селищних, сільських рад, а також з обласними установами та організаціями.

1.11 Управління в своїй роботі використовує печатки та штампи обласної Ради та забезпечую їх облік і зберігання.

1.12 Управління забезпечує організацію обліку, зберігання і контроль за використанням фірмових бланків.

 

2. Основні завдання, обов’язки та права управління

 

Основними завданнями управління є:

2.1 Забезпечення єдиного порядку документування діяльності обласної Ради та її виконавчого апарату, впровадження передових форм і методів обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів за допомогою сучасної електронної техніки, контролю за їх виконанням у виконавчому апараті обласної Ради на основі вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію,  Регламенту обласної Ради та Інструкції з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті. Розроблення проєктів нормативно-правових документів з питань діловодства. Здійснення експертизи цінності наявних документів, опрацювання їх і передача на зберігання до Державного архіву Вінницької області.

2.2 Забезпечення єдиного порядку ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому апараті обласної Ради та з особистого прийому громадян керівництвом обласної Ради. Ведення статистичної звітності та аналітичної роботи з цього питання.

2.3 Забезпечення методичного керівництва щодо організації роботи з організаційно-розпорядчими документами обласної Ради, організація контролю за їх виконанням у виконавчому апараті Ради, департаментах, управліннях та інших підрозділах облдержадміністрації, обласних організаціях, установах, органах місцевого самоврядування області.

2.4Підготовка за дорученням голови обласної Ради, першого заступника,заступників голови обласної Ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної Ради, спільно з іншими управліннями та відділами обласної Ради, проєктів рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції управління.

2.5 Забезпечення організації роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

2.6 Забезпечення роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді.

2.7  Забезпечення роботи з інформаційними запитами в обласній Раді та її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2.8 Забезпечення інформаційного наповнення відповідних розділів офіційного вебсайту обласної Ради, Єдиного державного вебпорталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до порядку, затвердженого розпорядженням голови обласної Ради.

2.9 Забезпечення функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповнення на офіційному вебсайті обласної Ради згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради.

2.10 Здійснення комплексу заходів щодо матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, організації ремонту обладнання і приміщень та підтримання їх в належному стані.

2.11 Додержання нормативно-правової бази щодо питань планування, надходжень, обліку, видачі, зберігання, списання та інвентаризації матеріальних цінностей.

2.12 Зберігання основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних матеріальних цінностей.

2.13 Організація обліку складської та господарської діяльності виконавчого апарату обласної Ради.

2.14 Підготовка проведення конкурсних торгів під час закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти, відпрацювання документації до конкурсних торгів.

2.15 Організація та проведення спрощених (допорогових) закупівель.

2.16 Відпрацювання проєктів рішень сесій обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради та інших нормативно-правових документів з питань матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, передачі та списання майна виконавчого апарату обласної Ради.

2.17 Організація виконання заходів з охорони праці та пожежної безпеки (сумісно з управлінням спільної комунальної власності територіальних громад області) в приміщеннях обласної Ради. Підтримання в справному стані вогнегасників, проведення інструктажів з працівниками обласної Ради та її виконавчого апарату.

2.18 Утримання в належному стані та підготовка сесійної зали до проведення сесій обласної Ради та засіданьпостійних комісій обласної Ради.

2.19 Відповідно до визначених завдань управління:

 розробляє Інструкцію з діловодства в обласній Раді та її виконавчому апараті та номенклатуру справ виконавчого апарату обласної Ради і подає їх на затвердження голові обласної Ради;

 організовує роботу електронного документообігу в виконавчому апараті обласної Ради;

 здійснює прийом документів, які надійшли на адресу обласної Ради у паперовій та електронній формі засобами поштового зв’язку та електронною поштою;

 забезпечує попередній розгляд вхідних документів, їх реєстрацію та оформлення реєстраційно-контрольних карток на них;

 передає документи, розглянуті головою обласної Ради, у відповідності до резолюції, для виконання першому заступникові, заступникам голови обласної Ради, працівникам виконавчого апарату, головам постійних комісій обласної Ради, в департаменти, управління та інші підрозділи облдержадміністрації, а також в обласні організації, установи і забезпечує контроль за строками їх виконання;

 здійснює відправлення документів електронною поштою з офіційної електронної адреси обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua»;

 здійснює контроль за виконанням та проходженням документів у виконавчому апараті обласної Ради, кількісний облік вхідних і вихідних документів та складає за встановленою формою, щомісячні звіти про об’єм документообігу у виконавчому апараті обласної Ради;

здійснює реєстрацію документів, що надійшли до виконавчого апарату з поміткою «Для службового користування» та контроль за їх проходженням і виконанням, забезпечує їх належне зберігання;

здійснює контроль за формуванням справ, у відповідності до номенклатури справ виконавчого апарату та готує їх для передачі на зберігання в  Державний архівВінницькоїобласті;

 забезпечує роботу пленарних засідань сесій обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради в частині, що входить до компетенції управління;

 здійснює розсилку рішень сесій обласної Ради, інших  організаційно-розпорядчих документів адресатам,  ведення щоденного реєстру на відправлену кореспонденцію;

організовує забезпечення проведення  пленарних засідань сесії обласної

Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, інших засідань, нарад під головуванням голови, першого заступника, заступників голови обласної Ради (прибирання залу,  ремонт меблів, кондиціювання залу);

забезпечує організацію аудіо- та відеотрасляції пленарних засідань сесії

обласної Ради у вестибюлі приміщення, аудіотрасляції – перед приміщенням обласної Ради;

 забезпечує облік, належне зберігання проєктів рішень, рішень сесій, розпоряджень голови обласної Ради, протоколів пленарних засідань сесій,  протоколів та рішень Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради та інших службових документів вархіві обласної Ради;

 бере участь у розробці та виданні методичних посібників, рекомендацій, довідників, необхідних для роботи в обласній, районних радах та інших органах місцевого самоврядування;

 здійснює інформаційне  наповнення відповідних розділів офіційного вебсайту обласної Ради, Єдиного державного вебпорталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до порядку, затвердженого розпорядженням голови обласної Ради;

 забезпечує  організацію роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті;

 забезпечує роботу з запитами на інформацію в обласній Раді та її виконавчому апараті, здійснює щоденний моніторинг та контроль за їх своєчасним розглядом;

 забезпечує організацію роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді, здійснює щоденний моніторинг та контроль за їх опрацюванням згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

забезпечує функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповнення на офіційному вебсайті обласної Ради згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

   видає за клопотанням установ, організацій чи окремих службових осіб, з дозволу голови обласної Ради, копії архівних документів;

  оформляє, веде облік і видає посвідчення депутатам обласної Ради;

 здійснює матеріально-технічне забезпечення обласної Ради та працівників виконавчого апарату обласної Ради;

  здійснює функції з питань публічних закупівель виконавчого апарату обласної Ради.

2.20 Управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради є відповідальним структурним підрозділом:

 за забезпечення доступу до публічної інформації, опрацювання, облік, систематизацію, аналіз, контроль щодо дотримання термінів задоволення запитів на інформацію, надання консультацій під час оформлення запитів;

за створення та підтримку в актуальному стані розділу «Доступ до публічної інформації» на офіційномувебсайті обласної Ради та на інформаційних стендах обласної Ради відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

 за організацію спеціального місця для роботи запитувачів з документами.

2.21Управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради є відповідальним за забезпечення роботи офіційної електронної поштової скриньки   «dostup@vinrada.gov.ua».

2.22Управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради забезпечує оприлюднення обласною Радою наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних на офіційному вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

         2.23 Контролює та здійснює постійний моніторинг за своєчасним  оприлюдненням та оновленням наборів даних на офіційному  вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних,  за дотриманням вимог та строків щодо оприлюднення, установлених Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 835, а також     порядком і переліком, що затверджені розпорядженням голови обласної Ради.

2.24 Готує, відповідно до вимог, строків та за формою, що визначені постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 року № 835 «Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних» (зі змінами і доповненнями),  та забезпечує надсилання до 1 березня року, що настає за роком оцінки, Міністерству цифрової трансформації України заповненої картки оцінки стану оприлюднення і оновлення відкритих даних обласною Радою.

 

3. Начальник управління

 

3.1 Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю управління і особисто відповідає за належну організацію його роботи, за своєчасне і якісне виконання планів роботи та покладених на управління завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників управління тау своїй діяльності керується Положеннямпро управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради.

3.2Розробляє посадові інструкції, проєкти  нормативно-правових актів, визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками управління, аналізує результати роботи, сприяє підвищенню ефективності їх праці та ділової кваліфікації.

3.3 Вносить на розгляд керівництва Ради подання про заохочення працівників  або накладання стягнень.

3.4 Забезпечує організацію навчання та ознайомлення працівників виконавчого апарату, які прийняті на роботу, з Регламентом обласної Ради та Інструкцією з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті, іншими нормативними документами з питань ведення діловодства.

3.5 Забезпечує взаємодію управління з управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради та апаратом, департаментами, управліннями, іншими підрозділами облдержадміністрації.

3.6 З метою надання методичної та практичної допомоги в організаціїроботи з документами, організовує вивчення її стану у виконавчих апаратах районних, міських (міст обласного значення) рад, інших органах місцевого самоврядування.

3.7 Здійснює контроль за дотриманням у виконавчому апараті обласної Ради вимог нормативних документів щодо ведення діловодства.

3.8 Доповідає керуючому справами виконавчого апарату обласної Ради про стан роботи з документами у виконавчому апараті обласної Ради. 

3.9 Забезпечує  організацію роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та організацію  роботи з інформаційними запитами в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3.10 Здійснює організаційне забезпечення роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді.

3.11  Інформує голову обласної Ради про результати реєстрації, розгляду, підтримки або не підтримки електронних петицій.

3.12 Проводить за дорученням голови обласної Ради, першого заступника, заступників голови обласної Ради,  керуючого справами виконавчого апарату обласної Ради підготовку, спільно з іншими управліннями та відділами обласної Ради, проєктів рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції управління.

3.13 Візує проєкти рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради при відповідності їх оформлення до вимог нормативних документів, Регламенту обласної Ради та Інструкції з діловодства у Вінницький обласній Раді та її виконавчому апараті.

3.14 Організовує оформлення замовлень та контроль за вчасним  і якісним тиражуванням у необхідній кількості рішень, за картками розсилок, які надаються структурними підрозділами виконавчого апарату обласної Ради та облдержадміністрації, з ініціативи яких приймались рішення.

3.15 У межах компетенції, забезпечує виконання заходів, пов’язаних з підготовкою пленарних засідань сесій обласної Ради,  Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, нарад, які проводяться керівництвом обласної Ради.

3.16 Здійснює контроль за своєчасним оприлюдненням на вебсайті обласної Ради поданих управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради, департаментами, управліннями, відділами, іншими підрозділами облдержадміністрації проєктів документів, що вносяться на розгляд сесії обласної Ради.

3.17 Організовує підготовку аналітичних довідок про характер та кількість розпоряджень голови обласної Ради.

3.18 Забезпечує  належне зберігання проєктів рішень, рішень сесій, розпоряджень голови обласної Ради, протоколів пленарних засідань сесій обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради та інших службових документів в архіві обласної Ради.

3.19 Забезпечує організацію обліку, зберігання і контроль за використанням фірмових бланків, печаток та штампів обласної Ради, законність користування гербовою печаткою, печатками та штампами управління.

3.20 Підписує і візує документи в межах своєї компетенції.

3.21 Повертає виконавцям документи і вимагає їх доопрацювання, в разі порушення встановлених Регламентом обласної Ради, Інструкцією з діловодства у Вінницький обласній Раді та її виконавчому апараті та нормативними документами вимог щодо їх оформлення.

3.22 Сприяє працівникам управління та керівникам структурних підрозділів виконавчого апарату обласної Ради у впровадженні заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.

3.23 Забезпечує виконання в управлінні  вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», в тому числі підготовку згідно з порядком, затвердженим   відповідним розпорядженням голови обласної Ради:

 інформації для її оприлюднення на офіційному вебсайті обласної Ради;

 публічної інформації для її реєстрації в  системі обліку публічної інформації;

 наборів даних для їх оприлюднення у формі відкритих даних.

3.24 Відповідає за функціонуванням системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповненням.

3.25Контролює та здійснює постійний моніторинг за своєчасним оприлюдненням та оновленням наборів даних на офіційному вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному порталі відкритих даних, за дотриманням вимог та строків щодо оприлюднення, установлених Положенням про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р. № 835, а також     порядком і переліком, що затверджені розпорядженням голови обласної Ради.

3.26 Відповідає за реєстрацію, ведення обліку, зберігання і використання  документів, що надійшли до виконавчого апарату обласної Ради з грифом «Для службового користування».

3.27 Бере участь у розробці проєктів рішень обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради.

3.28 Забезпечує аналіз процесів обробки персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

3.29 Дотримується  вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

3.30 Дотримується вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

3.31 Забезпечує виконання інших передбачених цим Положенням завдань та функцій управління.

3.32 На період тимчасової відсутності начальника управління виконання його обов’язків покладається на заступника начальника управління.

 

4. Відділ по роботі

зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації

 

Основними завданнямивідділу по роботі зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації є:

4.1 Забезпечення кваліфікованого, об’єктивного і своєчасного розгляду заяв, скарг, пропозицій громадян в обласній Раді та її виконавчому апараті.

4.2 Забезпечення неухильного дотримання графіка та належної  організації особистого  прийому громадян головою обласної Ради та його першим заступником, заступниками.

4.3 Забезпечення організації роботи з запитами на інформацію в обласній Раді та її виконавчому апараті.

4.4 Забезпечення організації роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді, здійснення щоденного моніторингу та контролю за порядком їх надходження в Єдиній системі місцевих петицій.

4.5 Проведення консультацій та надання роз’яснень громадянам, які виявили бажання звернутись на особистий прийом до голови обласної Ради та його першого заступника, заступників.

4.6 Здійснення  попереднього  розгляду  письмових звернень громадян та підготовка проєктів резолюцій голови обласної Ради та його першого заступника, заступників. 

4.7 Своєчасна передача звернень громадян в електронному вигляді на виконання особам, які зазначені в резолюціях голови обласної Ради, першого заступника, заступників голови обласної Ради.

4.8 Проведення реєстрації та оформлення реєстраційно-контрольних карток, за допомогою комп’ютерної програми, виконання роботи з введення необхідних облікових даних на звернення громадян, що надійшли до обласної Ради.

4.9 Формування справ зі зверненнями громадян, та запитами на публічну інформацію, забезпечення їх зберігання до здачі в архів  обласної Ради.

4.10Підготовкааналітичних довідок, службових записок та інформації щодо роботи зі зверненнями громадян у виконавчому апараті обласної Ради та органах місцевого самоврядування і доведення їх в установленому порядку до керівництва обласної Ради.

4.11 Організація прийому, реєстрації та обліку запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації», до обласної Ради та її виконавчого апарату або безпосередньо до управління з загальних питань, як суб’єкта відносин у сфері доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Вінницька обласна Рада та її виконавчий апарат.

4.12 Забезпечення роботи офіційної електронної поштової скриньки   «dostup@vinrada.gov.ua».

4.13Контроль за наданням відповідей на запити безпосередніми виконавцями у визначені строки. 

4.14Наданняконсультацій запитувачам інформації під час оформлення
запитів на інформацію. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит на інформацію, оформлення його на вимогу запитувача.

4.15 Здійснення функції адміністратора Реєстру обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада, забезпечення контролю за провадженням (веденням) електронного реєстру обліку публічної інформації:

внесеннядо Реєструінформації про документи, які знаходяться у володінні обласної Ради згідно облікової картки;

контроль надходження інформації в електронному вигляді від структурних підрозділів обласної Ради в терміни, визначені чинним законодавством;

 контроль надходження інформації в електронному вигляді від структурних підрозділів обласної Ради щодо виправлень та змін у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше.

4.16Участь у розробці нормативно-правових актів.

4.17 Здійсненняобробкиперсональнихданихосіб, щозвертаються до обласної Ради та їївиконавчогоапарату.

 

5.Відділ діловодства та контролю

 

Основними завданнямивідділуділоводства та контролю є:

5.1  Отримання та друк документів, які надійшли електронною поштою, з офіційної електронної адреси обласної Ради  «obl@vinrada.gov.ua»,  поштовим зв’язком та нарочно.

5.2 Здійснення попереднього розгляду вхідних документів, в ході якого перевірка їх на правильність оформлення, наявність необхідних підписів та зазначених у документах додатків до них.

5.3 Реєстрація і передача за призначенням в день надходження вхідної кореспонденції, депутатських звернень та запитів.

5.4 Організація передачі документів в електронному вигляді на виконання особам, зазначених у резолюціях голови обласної Ради та забезпечення висвітлення на офіційному сайті обласної Ради проєктів рішень обласної Ради. Здійснення комп’ютерної (автоматизованої) обробки реєстраційно-контрольних карток на документи.

5.5 При отриманні документів після їх виконання, забезпечення контролю за якістю оформлення та повнотою відповіді на поставлені у документі питання та на доручення, зазначені у резолюції голови, першого заступника, заступників голови обласної Ради.

5.6 Здійснення щоденного кількісного обліку документів, на підставі якого складання, за встановленою формою, місячного звіту про документообіг у виконавчому апараті обласної Ради.

5.7 Здійснення щоденного контролю за дотриманням вимог та термінів розгляду документів.

5.8 Оформлення зняття з контролю вхідних документів, шляхом внесення відповідних даних в комп’ютерну  програму  обліку документів, формування у справи, відповідно до номенклатури справ, забезпечення їх надійного зберігання і користування ними до передачі в архів обласної Ради.

5.9 Кожного четверга підготовка та передача начальнику управління довідки, підготовленої за допомогою комп’ютерної програми обліку документів, про стан дотримання строків виконання вхідних документів.

5.10 Надання методичної допомоги з питань підготовки та оформлення, відповідно до вимог Регламенту обласної Ради, Інструкції з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті, проєктів розпорядчих  документів обласної Ради та голови обласної Ради.

5.11 Здійснення реєстрації вихідних документів шляхом введення необхідних даних до комп’ютерної програми обліку вихідних документів. Зазначення на вихідних документах їх реєстраційні індекси та дату реєстрації та надсилання їх в електронному та паперовому варіантах адресатам.

5.12 Відправлення документів електронною поштою з офіційної електронної адреси  обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua».

5.13 Розроблення проєкту номенклатури справ виконавчого апарату обласної Ради та подання, за погодженням із начальником управління з загальних питань, для затвердження.

 

6.  Сектор реєстрації документів

Основними завданнями  сектору реєстрації документів є:

6.1 Передача  за призначенням, після реєстрації, у день надходження вхідної кореспонденції, депутатських звернень та запитів.

6.2 Здійснення реєстрації документів центральних органів влади та законодавчих актів для ознайомлення.

6.3. Здійснення  передачі документів в електронному вигляді на виконання особам, відповідно до доручень, зазначених у резолюціях голови обласної Ради у терміни, визначені Регламентом обласної Ради та Інструкцією з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті.

6.4 Забезпечення оперативного організаційно-технічного контролю за щотижневим проходженням документів з дотриманням вимог та термінів розгляду. Підготовка інформації про документи, що не повернуті виконавцями у визначені строки для інформування начальника управління.

6.5 Здійснення контрою за якістю оформлення та повнотою відповіді на поставлені у документі питання та доручення, зазначені у резолюції голови обласної Ради, першого заступника, заступників голови обласної Ради.

6.6  Забезпечення друкування і копіювання службових документів.

6.7 Забезпечення своєчасного надання інформації та звітності, встановленої для сектору.

6.8 Здійснення комп’ютерної (автоматизованої) обробки реєстраційно-контрольних даних на документи.

6.9 Формування  у справи знятих з контролю документів, відповідно до номенклатури справ, забезпечення їх надійного зберігання і користування ними до передачі в архів обласної Ради.

6.10Обробкаперсональнихданихосіб, щозвертаються до обласної Ради та їївиконавчогоапарату.

 

7.  Сектор з питань документального забезпечення

Основними завданнями  сектору з питань документального забезпечення є:

7.1 Здійснення попереднього розгляду поданих на відправку вихідних документів, в ході якого перевірка їх правильності оформлення та наявність зазначених у документах додатків до них, уточнення, при необхідності, з виконавцями списку адресатів, яким необхідно надіслати документи, склад виконавців та відповідальних за контроль, строки та форми реагування виконавців на ці документи.

7.2 Здійснення реєстрації вихідних документів шляхом введення необхідних даних до комп’ютерної програми обліку вихідних документів. Зазначення на вихідних документах їх реєстраційні індекси та дату реєстрації та надсилання їх в електронному та паперовому варіантах адресатам.

7.3 Відправлення документів електронною поштою з офіційної електронної адреси  обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua».

7.4 Оформлення та відправлення, при необхідності, кореспонденції через урядовий  фельд’єгерський зв’язок при Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації. Складання реєстрів на кореспонденцію, що надсилається, і під розпис передача її у відділення зв’язку або працівникам урядового фельд’єгерського зв'язку при Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації.

7.5 Надання методичної допомоги працівникам виконавчого апарату з підготовки документів в управліннях та відділах для передачі на зберігання до архіву обласної Ради.

7.6 Забезпечення та  контроль своєчасної, відповідно до графіку, передачі управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради документів, визначених номенклатурою справ, на зберігання до архівуобласної Ради та передачі їх на постійне зберігання  до Державного архіву Вінницької  області.

7.7 Розроблення проєкту номенклатури справ виконавчого апарату обласної Ради та подання, за погодженням із начальником управління з загальних питань, для затвердження.

7.8 Забезпечення друкування і копіювання службових документів.

7.9 Забезпечення своєчасної розсилки вітальних листівок з державними святами визначеній категорії осіб.     

 

8. Відділ з господарських питань

Основними завданнями відділу з господарських питань є:

8.1 Виконання завдань і функцій з питань матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та працівників її виконавчого апарату обласної Ради, організації ремонту офісного обладнання,  меблів, кабінетів обласної Ради та її інженерних комунікацій, підтримання їх в стані, що забезпечують стійку та комфортну діяльність депутатів та працівників виконавчого апарату обласної Ради.

8.2 Участь в закупівлі та обліку матеріальних цінностей, супровід надходжень, обліку, видачі, зберігання та списання  матеріальних цінностей.

8.3 Підготовка інформації щодо обліку, стану і місця знаходження (збереження) основних засобів інших необоротних матеріальних активів, малоцінних і швидкозношуваних предметів та запасів виконавчого апарату обласної Ради.

8.4 Участь у плануванні та проведенні публічних закупівель.

8.5 Участь у складанні звітності щодо проведення процедур з публічних закупівель обласної Ради через сайт ProZorro.

8.6 Контроль за оприлюдненням на офіційному вебсайті обласної Ради в розділі «Публічні закупівлі» Річного  плану закупівель Вінницької обласної Ради; відомостей щодо змін законодавства України з питань публічних закупівель.

8.7 Участь у впровадженні сучасних технологій зберігання та використання матеріальних цінностей, в проведенні інвентаризацій.

8.8 Організація виконання заходів з протипожежної безпеки в службових приміщеннях обласної Ради.

8.9 Здійснення обробки персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

8.10 Тиражування документів.

 

9.  Сектор з питань публічних закупівель

Основними завданнями  сектору з питань публічних закупівель управління є:

9.1 Здійснення практичного виконання завдань і функцій з питань публічних закупівель виконавчого апарату обласної Ради у відповідності до протоколів і рішень тендерного комітету обласної Ради.

9.2 Здійснення аналізу документації до торгів, її відпрацювання та погодження з відповідальними за закупівлі товарів, робіт і послуг, визначення шляхів  реалізації закупівель, вжиття заходів для підвищення ефективності використання бюджетних коштів, передбачених на закупівлю товарів, робіт та послуг для роботи виконавчого апарату обласної Ради.

9.3 Участь у плануванні публічних закупівель, здійснення аналізу пропозицій щодо оновлення основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних матеріальних цінностей у відповідності до кошторисних призначень та планів закупівлі товарів, робіт та послуг для потреб обласної Ради та її виконавчого апарату.

9.4 Оприлюднення в електронній системі закупівель «ProZorro»  на офіційному вебсайті обласної Ради в розділі «Публічні закупівлі» Річного  плану закупівель Вінницької обласної Ради; змін до Річного  плану закупівель; відомостей щодо змін законодавства України з питань публічних закупівель; протоколів засідань тендерного комітету щодо визначення переможця або відміни торгів.

9.5 Забезпечення дотримання встановленого законодавством порядку оформлення документів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг.

9.6 Забезпечення: ведення, оформлення та зберігання протоколів засідань, рішень тендерного комітету; планування закупівель та формування проєктуРічного плану закупівель Вінницької обласної Ради; оперативне інформування членів тендерного комітету стосовно організаційних питань його діяльності; зберігання документів щодо здійснення публічних закупівель; дотримання вимог законодавства з питань діловодства під час роботи з документами; розміщення інформації про публічні закупівлі на вебпорталі Уповноваженого органу через авторизовані електронні майданчики; виконання інших повноважень відповідно до законодавства.

9.7 Забезпечення: рівних умов для всіх учасників, об’єктивного та чесного вибору переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі; складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених Законом України «Про публічні закупівлі»; оприлюднення в електронній системі  закупівель інформації необхідної для виконання  вимог Закону України «Про публічні закупівлі».

9.8 Представлення інтересів замовника з питань, пов’язаних із проведенням процедур закупівель/спрощені закупівлі, зокрема під час перевірок і контрольних заходів, розгляду скарг і судових  справ; надання в установлений строк необхідних документів та відповідних пояснень; аналіз  виконання договорів, укладених згідно із Законом України «Про публічні закупівлі».

9.9 Організація та проведення спрощених (допорогових) закупівель, участь і відкритих торгах та закупівлях без використання ЕСЗ.

9.10 Оформлення рішень, протоколів уповноваженої особи.

10. Відповідальність

 

Управління несе відповідальність за:

10.1 Невчасне і неналежне виконання покладених на нього завдань і обов’язків, передбачених цим Положенням.

10.2 Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на управління.

10.3 Працівники управління несуть відповідальність за недотримання вимог законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого апарату обласної Ради, за невиконання обов’язків та невикористання прав, передбачених цимПоложенням, за що можуть притягуватись до дисциплінарної відповідальності чи позбавлятись премії частково або повністю.

 

Створено: 5 травня 2015 року, 17:01 Переглядів: 257

Логін: *

Пароль: *

E-Mail: *

Пароль: *


Ще не зареєстровані? Реєстрація