Вітання

Голови Вінницької обласної Ради

Олійника Анатолія Дмитровича

  • Вінницька обласна Рада оприлюднила інформацію щодо комунальних підприємств області

    Україна знаходиться на другому місці серед країн, що досягли найбільшого успіху у відкритті даних за останні чотири роки. Українські відкриті дані увійшли в європейський інформаційний простір і опубліковані на Європейському порталі відкритих даних europeandataportal.eu. ​Наразі Вінницька обласна Рада повністю виконала усі пункти постанови Кабіне ....

  • 15 мільйонів гривень виділено на закупівлю карет швидкої допомоги

    На пленарному засіданні 38 чергової сесії депутати підтримали проєкт рішення щодо внесення змін до обласного бюджету на 2019 рік. Згідно з ним збільшується дохідна та видаткова частина обласного бюджету на 20 млн 149 тис. грн. Зокрема, збільшено видатки бюджету розвитку спеціального фонду обласного бюджету Департаменту охорони здоров’я облдер ....

  • Перелік переможців 16 Обласного конкурсу проектів розвитку територіальних громад

    Цьогоріч на конкурс проектів розвитку територіальних громад подано 749 проектів. У 2018-му – 735 разом з екологічними. Враховуючи, що екологічних було 347, таким чином 2019 року кількість поданих громадами проектів збільшилась удвічі. Лише 13 проектів не набрали прохідних 60 балів (у 2017-му таких проектів було 100). Цього року потреба у ....

Управління з загальних питань Роздрукувати

ПОЛОЖЕННЯ

про управління з загальних питань

виконавчого апарату обласної Ради

1. Загальні положення

 

1.1 Управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради (далі - управління) є самостійним структурним підрозділом виконавчого апарату обласної Ради.

1.2 Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та іншими чинними законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів місцевого самоврядування, Положенням про виконавчий апарат обласної Ради, рішеннями та Регламентом обласної Ради, розпорядженнями голови обласної Ради, а також цим Положенням.

1.3 Управління утворюється з метою забезпечення:

- єдиного порядку провадження діловодства, розроблення нормативно-правових документів з питань діловодства та контролю за додержанням їх вимог у виконавчому апараті обласної Ради;

- документального забезпечення сесійної діяльності обласної Ради;

організації контролю за строками проходження та виконанням документів у виконавчому апараті обласної Ради;

організації роботи із зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом обласної Ради;

здійснення експертизи цінності наявних документів і передачі їх на зберігання до обласного державного архіву, підготовки довідково-методичних матеріалів;

організації матеріально-технічного забезпечення виконавчого апарату обласної Ради та здійснення публічних закупівель;

забезпечення організації роботи з інформаційними запитами в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації” та нормативних документів з цього питання;

 надання методичної допомоги органам місцевого самоврядування з питань діловодства.

1.4 Робота управління планується відповідно до плану роботи обласної Ради та її виконавчого апарату обласної Ради, завдань, що поставлені перед управлінням.

1.5 Положення про управління затверджується розпорядженням голови обласної Ради, а посадові інструкції його працівників - керуючим справами виконавчого апарату обласної Ради.

1.6 Структура управління, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом обласної Ради та її виконавчого апарату.

1.7 Управління утворюється у складі: начальника управління, двох заступників начальника управління, начальника відділу по роботі з розпорядчими документами та документального забезпечення, завідувача сектору з питань документального забезпечення, завідувача сектору реєстрації документів, головного спеціаліста сектору реєстрації документів, завідувача сектору з організації роботи зі зверненнями громадян та доступу до публічної інформації; завідувача   сектору з питань публічних закупівель.  Призначення на посаду та звільнення з посади працівників управління здійснюється головою обласної Ради відповідно до чинного законодавства України.

1.8 Призначення на посаду та звільнення з посади працівників управління здійснюється головою обласної Ради відповідно до чинного законодавства України.

1.9 Управління підпорядковується голові обласної Ради, заступникам голови обласної Ради та керуючому справами виконавчого апарату обласної Ради.

1.10 Управління, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради, апарату облдержадміністрації, департаментами та управліннями, іншими підрозділами, з виконавчими апаратами районних, міських (міст обласного значення) рад, а також з обласними установами та організаціями.

1.11 Управління в своїй роботі використовує печатки та штампи.

 

2. Основні завдання, обов’язки та права управління

Основними завданнями управління є:

2.1 Забезпечення єдиного порядку документування діяльності обласної Ради та її виконавчого апарату, впровадження передових форм і методів обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів з допомогою сучасної електронної техніки, контролю за їх виконанням у виконавчому апараті обласної Ради на основі вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Регламенту обласної Ради. Розроблення проектів нормативно-правових документів з питань діловодства. Здійснення експертизи цінності наявних документів, опрацювання їх і передача на зберігання до обласного державного архіву.

2.2 Забезпечення єдиного порядку ведення діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у виконавчому апараті обласної Ради та з особистого прийому громадян керівництвом обласної Ради. Ведення статистичної звітності та аналітичної роботи з цього питання.

2.3 Забезпечення методичного керівництва щодо організації роботи з організаційно-розпорядчими документами обласної Ради, організація контролю за їх виконанням у виконавчому апараті Ради, департаментах, управліннях та інших підрозділах облдержадміністрації, обласних організаціях, установах, органах місцевого самоврядування області.

2.4 Забезпечення протоколювання, за допомогою програмно-технічного комплексу електронної системи голосування „Рада-В”, пленарних засідань сесій обласної Ради. Оформлення протоколів президії обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, нарад, що проводяться головою обласної Ради, його заступниками та організаційно-технічної підготовки цих заходів.

2.5 Друкування та тиражування  проектів документів для забезпечення пленарних засідань сесій обласної Ради, президії та Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, оперативне доведення прийнятих ними рішень та інших документів до виконавців.

2.6 Здійснення комплексу заходів щодо матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, організації ремонту обладнання і приміщень та підтримання їх в належному стані.

2.7 Додержання нормативно-правової бази щодо питань планування, надходжень, обліку, видачі, зберігання, списання та інвентаризації матеріальних цінностей.

2.8 Відповідальність за зберіганням основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних матеріальних цінностей

2.9 Організація обліку складської та господарської діяльності виконавчого апарату обласної Ради.

2.10 Участь у підготовці і проведенні конкурсних торгів під час закупівлі товарів, робіт та послуг за державні кошти, відпрацювання документації до конкурсних торгів.

2.11 Відпрацювання проектів рішень сесій обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради та інших нормативно-правових документів щодо питань матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, передачі та списання майна виконавчого апарату обласної Ради.

2.12 Організація виконання заходів пожежної безпеки (сумісно з управлінням спільної комунальної власності територіальних громад області) в приміщеннях обласної Ради. Підтримання в справному стані вогнегасників, проведення інструктажів з працівниками виконавчого апарату обласної Ради.

2.13 Утримання в належному стані та підготовка сесійної зали до проведення сесій обласної Ради, засідань президії та постійних комісій обласної Ради.

2.14 Забезпечення організації роботи зі зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та  роботи з інформаційними запитами в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

2.15 Відповідно до визначених завдань управління:

- розробляє Інструкцію з діловодства в обласній Раді та її виконавчому апараті та номенклатуру справ виконавчого апарату обласної Ради і подає їх на затвердження, відповідно, голові обласної Ради та заступнику керівника виконавчого апарату обласної Ради;

- організовує роботу електронного документообігу в виконавчому апараті обласної Ради;

- здійснює прийом документів, які надійшли на адресу обласної Ради у паперовій та електронній формі засобами поштового зв’язку та електронною поштою;

- забезпечує попередній розгляд вхідних документів, їх реєстрацію та оформлення реєстраційно-контрольних карток на них;

- передає документи, розглянуті головою обласної Ради, у відповідності до резолюції, для виконання працівникам виконавчого апарату, головам постійних комісій обласної Ради, в департаменти, управління та інші підрозділи облдержадміністрації, а також в обласні організації, установи і забезпечує контроль за строками їх виконання;

- здійснює відправлення документів електронною поштою з офіційної електронної адреси обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua»;

- здійснює кількісний облік вхідних і вихідних документів та складає за встановленою формою, щомісячні звіти про об’єм документообігу у виконавчому апараті обласної Ради;

- здійснює реєстрацію документів, що надійшли до виконавчого апарату з поміткою «Для службового користування» та контроль за їх проходженням і виконанням;

- розробляє на основі аналізу та забезпечує впровадження заходів, спрямованих на вдосконалення роботи щодо організації діловодства у виконавчому апараті обласної Ради;

- здійснює контроль за формуванням справ, у відповідності до номенклатури справ виконавчого апарату та готує їх для передачі на зберігання в обласний державний архів;

- забезпечує надання методичної та практичної допомоги районним, сільським, селищним, міським радам з питань діловодства та організації контролю за виконанням документів;

- забезпечує направлення повідомлень депутатам обласної Ради про час і місце проведення пленарних засідань сесій  обласної Ради;

- готує для депутатів обласної Ради в друкованому вигляді перелік питань та проекти рішень, що вносяться на розгляд пленарного засідання сесії обласної Ради;

- забезпечує роботу пленарних засідань сесій обласної Ради,  президії, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради в частині, що входить до компетенції управління та проводить експертну оцінку проектів документів, що подаються на їх розгляд;

- здійснює розсилку проектів рішень, рішень сесій, інших  організаційно-розпорядчих документів адресатам, оформлення контрольних справ та реєстраційних карток на них, ведення щоденного реєстру на відправлену кореспонденцію;

- готує на сесію інформацію щодо результатів розгляду депутатських запитів, звернень, виконання протокольних доручень сесій обласної Ради;

організовує технічне забезпечення проведення засідань Президії обласної Ради, пленарних засідань сесії обласної ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, інших засідань, нарад під головуванням голови, заступників голови обласної Ради (прибирання залу,  ремонт меблів, кондиціювання залу);

забезпечує аудіо- та відеотрасляції пленарних засідань сесії обласної Ради у вестибюлі приміщення, аудіотрасляції – перед приміщенням обласної Ради;

- оприлюднює на офіційному сайті обласної Ради в день  проведення пленарного засідання сесії результатів поіменного голосування, реєстрації депутатів, порядку денного пленарного засідання сесії;

- оформляє протоколи сесій обласної Ради,  протокольні доручення сесії та голови обласної Ради. Оформляє примірник переліку проектів рішень, оприлюднених на офіційному сайті обласної Ради, станом на день проведення пленарного засідання сесії обласної Ради (прошитого і пронумерованого в установленому порядку);

- оприлюднює на офіційному сайті обласної Ради прийняті обласною Радою рішення,  протоколи президії обласної Ради, пленарних засідань сесій обласної Ради;

- забезпечує оформлення, облік, належне зберігання протоколів пленарних засідань сесій, засідань президії обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради та інших службових документів виконавчого апарату обласної Ради;

- бере участь у розробці та виданні методичних посібників, рекомендацій, довідників, необхідних для роботи в обласній, районних радах та інших органах місцевого самоврядування, підготовці проектів рішень сесій обласної Ради та інших нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях постійних комісій, президії, пленарних засідань сесій обласної Ради.

- здійснює інформаційне  наповнення відповідних розділів офіційного веб-сайту обласної Ради , Єдиного державного веб-порталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації;

- забезпечує  організацію роботи із зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті;

- забезпечує роботу з запитами на інформацію в обласній Раді та її виконавчому апараті, здійснює контроль за їх своєчасним розглядом;

- забезпечує організацію роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді, здійснює контроль за їх опрацюванням згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

- забезпечує функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада та її наповнення згідно з порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради;

- забезпечує контроль та постійний моніторинг за своєчасним оприлюдненням та оновленням наборів даних на офіційному вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних згідно з порядком, затвердженим відповідним розпорядженням голови обласної Ради;

- видає за клопотанням установ, організацій чи окремих службових осіб, з дозволу голови обласної Ради, копії архівних документів;

- оформляє, веде облік і видає посвідчення депутатам обласної Ради;

- здійснює матеріально-технічне забезпечення обласної Ради та працівників виконавчого апарату обласної Ради;

- здійснює функції з питань публічних закупівель виконавчого апарату обласної Ради.

2.16 Управління має право:

- перевіряти якість підготовки і оформлення  документів, що подаються на підпис голові обласної Ради;

- за погодженням з керуючим справами виконавчого апарату обласної Ради, повертати управлінням, відділам, іншим виконавцям документи, що підготовлені з порушенням вимог Регламенту обласної Ради та Інструкції з діловодства;

- надавати методичну та практичну допомогу в організації роботи з документами виконавчим апаратам районних, міських (міст обласного значення), сільським, селищним, міським радам.

 

3. Начальник управління

3.1 Здійснює безпосереднє керівництво діяльністю управління і особисто відповідає за належну організацію його роботи, за своєчасне і якісне виконання планів роботи та покладених на управління завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників управління.

3.2 Зберігає державну таємницю відповідно до законодавства.

3.3 Розробляє посадові інструкції, проекти інших нормативно-правових актів, визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками управління, аналізує результати роботи, сприяє підвищенню ефективності їх праці та ділової кваліфікації.

3.4 Вносить на розгляд керівництва Ради подання про заохочення працівників  або накладання стягнень.

3.5 Забезпечує організацію навчання та ознайомлення працівників виконавчого апарату, які прийняті на роботу, з Інструкцією з діловодства у Вінницькій обласній Раді та її виконавчому апараті, іншими нормативними документами з питань ведення діловодства.

3.6 Забезпечує взаємодію управління з управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради та апаратом, департаментами, управліннями, іншими підрозділами облдержадміністрації.

3.7 З метою надання методичної та практичної допомоги в організації роботи з документами, організовує вивчення її стану у виконавчих апаратах районних, міських (міст обласного значення) рад, інших органах місцевого самоврядування.

3.8 Здійснює контроль за дотриманням у виконавчому апараті обласної Ради вимог нормативних документів щодо ведення діловодства.

3.9 Доповідає керуючому справами виконавчого апарату обласної Ради про стан роботи з документами у виконавчому апараті обласної Ради.  Попередньо ознайомлюється з  документами, що підлягають для подання на розгляд голові обласної Ради.

3.10 Забезпечує  організацію роботи із зверненнями громадян в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та організацію  роботи з інформаційними запитами в обласній Раді і її виконавчому апараті відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації».

3.11 Здійснює організаційне забезпечення роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді.

3.12  Інформує голову обласної Ради про результати реєстрації, розгляду, підтримки або не підтримки електронних петицій.

3.13 Проводить за дорученням голови обласної Ради, заступників голови обласної Ради, заступника керівника виконавчого апарату обласної Ради, керуючого справами виконавчого апарату обласної Ради підготовку, спільно з іншими управліннями та відділами обласної Ради, проектів рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції управління.

3.14 Візує проекти рішень сесії обласної Ради, розпоряджень голови обласної Ради при відповідності їх оформлення до вимог нормативних документів та Регламенту обласної Ради.

3.15 У межах компетенції, забезпечує виконання заходів, пов’язаних з підготовкою пленарних засідань сесій обласної Ради, засідань  президії, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, нарад, які проводяться керівництвом обласної Ради.

3.16 Здійснює контроль за своєчасним наданням управліннями та відділами виконавчого апарату обласної Ради, департаментами, управліннями, відділами, іншими підрозділами облдержадміністрації проектів документів, що виносяться на розгляд сесії обласної Ради. Проводить їх експертизу, при необхідності, редагує їх тексти та повертає у відповідні підрозділи для доопрацювання чи усунення виявлених недоліків.

3.17 Організовує копіювання та тиражування документів до засідань сесій обласної Ради, її президії, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради та нарад, що проводяться керівництвом Ради і прийнятих на цих засіданнях документів для розсилки виконавцям.

3.18 Згідно з переліком питань, що пропонуються для розгляду на пленарних засіданнях сесій обласної Ради, забезпечує формування папок з проектами документів, для депутатів та запрошених.

3.19 Організовує підготовку аналітичних довідок про характер, кількість рішень сесій Ради та розпоряджень голови обласної Ради .

3.20 Забезпечує організацію обліку, зберігання і контроль за використанням фірмових бланків та штампів обласної Ради, законність користування гербовою печаткою, печатками та штампами відділу.

3.21 Підписує і візує документи в межах своєї компетенції.

3.22 Повертає виконавцям документи і вимагає їх доопрацювання, в разі порушення встановлених Регламентом обласної Ради та нормативними документами вимог щодо їх оформлення.

3.23 Сприяє працівникам управління та керівникам структурних підрозділів виконавчого апарату обласної Ради у впровадженні заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.

3.24 Забезпечує виконання в управлінні  вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», в тому числі підготовку  згідно з порядком, затвердженим   відповідним розпорядженням голови обласної Ради:

- інформації для її оприлюднення на офіційному веб-сайті обласної Ради;

- публічної інформації для її реєстрації в  системі обліку публічної інформації;

- наборів даних для їх оприлюднення у формі відкритих даних.

3.25 Відповідає за функціонування системи обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна рада та її наповненням.

3.26 Забезпечує контроль та постійний моніторинг за своєчасним оприлюдненням та оновленням наборів даних на офіційному веб-сайті обласної Ради та на Єдиному державному порталі відкритих даних згідно переліку.

3.27 Відповідає за обробку персональних даних в управлінні.

3.28 Забезпечує аналіз процесів обробки персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

3.29 Дотримується  вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

3.30 Дотримується вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

3.31Забезпечує виконання інших передбачених цим Положенням завдань та функцій управління.

3.32 На період тимчасової відсутності начальника управління виконання його обов’язків покладається на заступника начальника управління.

 

4. Заступники начальника управління

4.1 Основними завданнями заступника начальника управління є:

- забезпечення єдиного порядку, визначеного Регламентом обласної Ради, щодо підготовки, оформлення, візування проектів документів, що пропонуються на розгляд президії, пленарних засідань сесій обласної Ради;

-  надання практичної та методичної допомоги працівникам виконавчого апарату, управлінь, відділів, інших підрозділів облдержадміністрації з питань підготовки та оформлення, відповідно до вимог Регламенту обласної Ради, проектів розпорядчих документів обласної Ради та голови обласної Ради з питань діловодства та використання української ділової мови;

-  виготовлення макетів проектів рішень та рішень обласної Ради. Замовлення і  контроль за своєчасним, і в необхідній кількості, тиражуванням проектів рішень, що вносяться на розгляд сесій обласної Ради та її президії;

-  забезпечення формування переліку питань, що пропонується для розгляду на пленарних засіданнях сесій, президії обласної Ради, на підставі переданих в управління проектів документів;

- забезпечення формування комплектів проектів рішень для голови обласної Ради та заступників голови, голови обласної державної адміністрації, депутатів обласної Ради та запрошених, відповідно до Регламенту обласної Ради, згідно із переліком питань, що пропонується для розгляду на пленарних засіданнях сесій Ради;

- забезпечення зберігання записаних на електронних носіях звукових стенограм пленарних засідань сесій обласної Ради;

- контроль за обов'язковим врахуванням змін та доповнень, внесених до проектів документів під час обговорення на засіданнях президії та сесіях обласної Ради. Проведення експертизи доопрацьованих рішень перед подачею їх на підпис голові обласної Ради;

- проведення вичитки та редагування документів обласної Ради;

- за дорученням начальника управління розроблення та підготовка проектів розпоряджень голови обласної Ради, листів, довідок тощо;

- оформлення протоколів пленарних засідань президій, сесій обласної Ради, засідань Координаційної ради, депутатських запитів, протокольних доручень сесій обласної Ради. Забезпечення надійного зберігання зазначених документів. Підготовка листів щодо повернення не прийнятих проектів рішень на доопрацювання;

- забезпечення своєчасного оприлюднення на сайті обласної Ради протоколів пленарних засідань президій, сесій обласної Ради, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові обласної Ради, рішень сесій обласної Ради, даних реєстрації депутатів на пленарних засіданнях сесій обласної Ради та  результатів відкритого поіменного голосування;

- формування, відповідно до статті 23 Регламенту обласної ради 7 скликання, переліку документів до протоколів пленарних засідань сесій обласної Ради;

- за пропозиціями  структурних підрозділів виконавчого апарату обласної Ради та облдержадміністрації, з ініціативи яких приймались рішення, оформлення замовлень та контроль за вчасним  і якісним тиражуванням у необхідній кількості рішень, забезпечення розсилки рішень виконавцям згідно із покажчиком розсилки, у строки, встановлені Регламентом;

- підготовка аналітичної довідки про кількість контрольних рішень, прийнятих на пленарних засіданнях сесій, Координаційної ради з питань місцевого самоврядування;

- підготовка інформації про розгляд депутатських звернень. Запитів. Прийнятих на пленарних засіданнях сесій обласної Ради, виконання протокольних доручень сесій обласної Ради.

 

4.2 Основними завданнями заступника начальника управління з питань матеріально-технічного забезпечення є:

- виконання завдань і функцій з питань матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та працівників виконавчого апарату обласної Ради, організації ремонту офісного обладнання,  приміщень будівлі обласної Ради та її інженерних комунікацій, підтримання їх в стані, що забезпечують стійку та комфортну діяльність депутатів та працівників виконавчого апарату обласної Ради;

- участь в закупівлі та обліку матеріальних цінностей, супроводжує питання щодо надходжень, обліку, видачі, зберігання та списання  матеріальних цінностей, надає пропозиції щодо мінімізації витрат та ефективного витрачання коштів, передбачених бюджетом на утримання виконавчого апарату обласної Ради;

- підготовка інформації щодо обліку, стану і місця знаходження (збереження) основних засобів інших необоротних матеріальних активів, малоцінних і швидкозношуваних предметів та запасів виконавчого апарату обласної Ради;

- участь у впровадженні сучасних технологій, зберігання та використання матеріальних цінностей, в проведенні інвентаризацій.

4.3 Заступник начальника управління з питань матеріально-технічного забезпечення є матеріально відповідальною особою за збереження матеріальних цінностей обласної Ради та її виконавчого апарату, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних і швидкозношуваних предметів та запасів виконавчого апарату обласної Ради.

4.4 Заступник начальника управління з питань матеріально-технічного забезпечення є відповідальною особою за організацію заходів протипожежної безпеки в службових приміщеннях обласної Ради.

4.5 Заступники начальника управління здійснюють обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

4.6 Дотримуються вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

4.7 Дотримуються вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

4.8 Виконують інші завдання з питань роботи управління за дорученням начальника управління.

 

5. Начальник відділу по роботі з розпорядчими документами та документального забезпечення

5.1 Приймає, реєструє і передає за призначенням в день надходження вхідну кореспонденцію, депутатські звернення та запити. Здійснює контроль за їх проходження та зберіганням.

5.2 Здійснює попередній розгляд вхідних документів, в ході якого перевіряє їх правильність оформлення, наявність необхідних підписів, з’ясовує,  чи є ці документи ініціативними, чи вони підготовлені на виконання інших документів, перевіряє наявність зазначених у документах додатків до них.

5.3 Організовує передачу документів в електронному вигляді на виконання особам, зазначених у резолюціях голови обласної Ради у терміни, визначені Інструкцією з діловодства.

5.4 При отриманні документів після їх виконання, стежить за якістю оформлення та повнотою відповіді на поставлені у документі питання та на доручення, зазначені у резолюції голови, заступників голови обласної Ради.

5.5 Здійснює щоденний кількісний облік документів, на підставі якого складає, за встановленою формою, місячний звіт про документообіг в виконавчому апараті обласної Ради.

5.6 Здійснює контроль за дотриманням вимог та термінів розгляду документів. Готує щотижневу інформацію про документи, що не повернуті виконавцями у визначені строки для інформування начальника управління.

5.7 Оформляє зняття з контролю вхідних документів, шляхом внесення відповідних даних в комп’ютерну  програму  обліку документів. Зняті з контролю документи, формує у справи, відповідно до номенклатури справ, забезпечує їх надійне зберігання і користування ними до передачі в архів.

5.8 Кожного четверга готує та подає начальнику управління довідку, підготовлену за допомогою комп’ютерної програми обліку документів, про стан дотримання строків виконання вхідних та вихідних документів.

5.9 Бере участь в роботі по підготовці до пленарних засідань сесії обласної Ради.

5.10 Здійснює комп’ютерну (автоматизовану) обробку реєстраційно-контрольних карток на документи.

5.11 Надає методичну допомогу з питань підготовки та оформлення, відповідно до вимог Регламенту обласної Ради, проектів розпорядчих  документів обласної Ради та голови обласної Ради  

5.12  Відповідає за зберігання штампів і правильність їх використання.

5.13 Забезпечує контроль та постійний моніторинг за своєчасним оприлюдненням та оновленням наборів даних розпорядниками інформації на веб-сайті обласної Ради та на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних.

5.14 Здійснює обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

5.15 Бере участь у заходах з підвищення кваліфікації з питань діловодства працівників апарату обласної Ради.

5.16 Дотримується  вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

5.17 Дотримується вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

5.18  В межах повноважень виконує інші доручення керівництва обласної Ради.

5.19 На час відсутності завідувача сектору реєстрації документів управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради виконує його обов’язки і несе відповідальність за належне їх виконання . 

 

6. Завідувач сектору реєстрації документів

6.1  Передає  за призначенням, після реєстрації, у день надходження вхідну кореспонденцію, депутатські звернення та запити.

6.2  Здійснює реєстрацію урядових постанов та законодавчих актів для ознайомлення.

6.3. Здійснює  передачу документів в електронному вигляді на виконання особам, відповідно до доручень, зазначених у резолюціях керівництва обласної Ради у терміни, визначені Регламентом обласної Ради та Інструкцією з діловодства.

6.4 Забезпечує оперативний організаційно-технічний контроль за щотижневим проходженням документів дотриманням вимог та термінів розгляду. Готує інформацію про документи, що не повернуті виконавцями у визначені строки для інформування начальника управління.

6.5 При отриманні документів після їх виконання, стежить за якістю оформлення та повнотою відповіді на поставлені у документі питання та на доручення, зазначені у резолюції голови, заступників голови обласної Ради.

6.6  Забезпечує друкування і копіювання службових документів.

6.7  Забезпечує своєчасне надання інформації та звітності, встановленої для сектору.

6.8 Здійснює комп’ютерну (автоматизовану) обробку реєстраційно-контрольних даних на документи.

6.9 Формує у справи зняті з контролю документи формує у справи, відповідно до номенклатури справ, забезпечує їх надійне зберігання  і користування ними до передачі в архів та передачу в архів.

6.10 Бере участь в роботі по підготовці до пленарних засідань сесії обласної Ради.

6.11 Здійснює обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

6.12 Виконує інші доручення начальника управління.

6.13 Виконує Правила внутрішнього трудового  розпорядку обласної Ради.

6.14 Дотримується правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки.

6.15 На час відсутності начальника відділу по роботі з розпорядчими документами та документального забезпечення управління та головного спеціаліста сектору реєстрації документів виконує їх обов’язки і несе відповідальність за належне виконання покладених обов’язків. 

 

7. Головний спеціаліст сектору реєстрації документів

Основними завданнями головного спеціаліста сектору є:

 

7.1  Отримувати та роздруковувати документи, які надійшли електронною поштою, з офіційної електронної адреси обласної Ради  «obl@vinrada.gov.ua».

7.2 Здійснювати в електронному вигляді передачу документів на виконання особам, відповідно до доручень, зазначених у резолюціях керівництва обласної Ради, у терміни, визначені Регламентом обласної Ради та Інструкцією з діловодства.

7.3 Передавати  за призначенням, після реєстрації, у день надходження вхідну кореспонденцію, депутатські звернення та запити

7.4 Здійснювати реєстрацію вихідних документів шляхом введення необхідних даних до комп’ютерної програми обліку вихідних документів. Зазначати на вихідних документах їх реєстраційні індекси та дату реєстрації.

7.5  Забезпечувати друкування і копіювання службових документів.

7.6 Забезпечувати своєчасну розсилку вітальних листівок з державними святами визначеній категорії осіб.                                                                                                                                                                                                                      

7.7 Здійснювати комп’ютерну (автоматизовану) обробку реєстраційно-контрольних даних на документи.

7.8 Формувати у справи зняті з контролю документи, відповідно до номенклатури справ, забезпечувати їх надійне зберігання  і користування ними до передачі в архів.

7.9 Здійснювати обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

7.10 Брати участь в роботі по підготовці до пленарних засідань сесії обласної Ради.

7.11 Дотримуватися вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

7.12 Дотримуватися вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

7.13 В межах повноважень виконувати інші доручення керівництва обласної Ради.

7.14 Брати участь у заходах з підвищення кваліфікації з питань діловодства працівників апарату обласної Ради.

7.15 На час відсутності завідувача сектору з питань документального забезпечення виконує його обов’язки і несе відповідальність за належне виконання покладених обов’язків. 

 

 

8. Завідувач сектору з питань документального забезпечення

Основними завданнями завідувача сектору є:

8.1 Здійснювати попередній розгляд поданих на відправку вихідних документів, в ході якого перевіряти їх правильність оформлення та наявність зазначених у документах додатків до них, уточнювати, при необхідності, з виконавцями список адресатів, яким необхідно надіслати документи, склад виконавців та відповідальних за контроль, строки та форми реагування виконавців на ці документи.

8.2 Здійснювати реєстрацію вихідних документів шляхом введення необхідних даних до комп’ютерної програми обліку вихідних документів. Зазначати на вихідних документах їх реєстраційні індекси та дату реєстрації та надсилати їх в електронному та паперовому варіантах адресатам.

8.3 Відправляти документи електронною поштою з офіційної електронної адреси  обласної Ради «obl@vinrada.gov.ua».

8.4 Оформляти та відправляти, при необхідності, кореспонденцію через урядовий  фельд’єгерський зв’язок при Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації. Складати реєстри на кореспонденцію, що надсилається і під розписку передавати її у відділення зв’язку або працівникам урядового фельд’єгерського зв'язку при Державній службі спеціального зв’язку та захисту інформації.

8.5 Надавати методичну допомогу працівникам виконавчого апарату з підготовки документів у відділах для передачі на зберігання до архіву обласної Ради.

8.6 Упорядковувати архівні документи постійного, тривалого і тимчасового зберігання, що передані на зберігання до архіву.

8.7 Брати участь в роботі по підготовці до пленарних засідань сесії обласної Ради.

          8.8 Здійснювати обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

8.9 Дотримуватися вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

8.10 Дотримуватися вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

8.11 Виконувати інші завдання з питань роботи управління за дорученням начальника управління.

8.12 На  час  відсутності  завідувача  сектору з питань організації роботи із зверненнями громадян та доступу до публічної інформації управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради виконує його обов’язки і несе відповідальність за належне виконання покладених обов’язків. 

9. Завідувач сектору з організації роботи  із зверненнями громадян та доступу до публічної інформації

Основними завдання завідувача сектору є:

9.1 Забезпечувати кваліфікований, об’єктивний і своєчасний розгляд заяв, скарг, пропозицій громадян в обласній Раді та її виконавчому апараті.

9.2 Забезпечувати неухильне дотримання графіка та належну  організацію особистого  прийому громадян головою обласної Ради та його заступниками.

9.3 Забезпечувати організацію роботи з запитами на інформацію в обласній Раді та її виконавчому апараті.

9.4 Забезпечувати організацію роботи з електронними петиціями, адресованими обласній Раді, здійснювати контроль за їх опрацюванням згідно з Порядком, затвердженим розпорядженням голови обласної Ради.

9.5 Проводити консультації та надавати роз’яснення громадянам, які виявили бажання звернутись на особистий прийом до голови обласної Ради та його заступників.

9.6 Здійснювати  попередній  розгляд  письмових звернень  громадян та готувати проекти резолюцій голови обласної Ради та його заступників.  

9.7 Своєчасно передавати звернення громадян в електронному вигляді на виконання особам, які зазначені в резолюціях керівників обласної Ради.

 9.8 Проводити реєстрацію та оформлення реєстраційно-контрольних карток, за допомогою комп’ютерної програми, виконувати роботу з введення необхідних облікових даних на звернення громадян, що надійшли до обласної Ради.

9.9 Перевіряти правомірність, обґрунтованість та повноту відповідей щодо результатів розгляду звернень громадян і подавати їх на списання керівництву обласної Ради.

9.10 Формувати справи зі зверненнями громадян, перевіряти правильність оформлення документів та їх комплектність.

9.11 Інформувати начальника управління з загальних питань про факти порушення виконавцями строків розгляду звернень громадян для вжиття відповідних заходів реагування.

9.12 Готувати аналітичні довідки, службові записки та інформації щодо роботи зі зверненнями громадян у виконавчому апараті обласної Ради та органах місцевого самоврядування і доводити їх в установленому порядку до керівництва обласної Ради.

9.13 Організовувати прийом, реєстрацію та облік запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації», до обласної Ради та її виконавчого апарату або безпосередньо до управління з загальних питань, як суб’єкта відносин у сфері доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Вінницька обласна Рада та її виконавчий апарат.

9.14 Здійснювати контроль за наданням відповідей на запити безпосередніми виконавцями у визначені строки.  

9.15 Надавати консультації запитувачам інформації під час оформлення
запитів на інформацію. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит на інформацію, оформляти його на вимогу запитувача.

9.16 Здійснювати аналіз та систематизувати запити на інформацію за галузевою та іншими ознаками. За результатами аналізу запитів на інформацію готувати звіт про кількість та характер запитів на інформацію, що надійшли до обласної Ради та подавати їх для розміщення на офіційному сайті обласної Ради.

9.17 Вносити пропозиції щодо вдосконалення форм і методів роботи із зверненнями громадян та запитами на інформацію.

9.18 Готувати та візувати проекти розпоряджень голови обласної Ради  з питань звернення громадян та доступу до публічної інформації.

9.19 Забезпечувати  зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами протягом термінів, визначених інструкцією з діловодства за  зверненнями громадян.

9.20 Здійснювати функції адміністратора Реєстру обліку публічної інформації, розпорядником якої є обласна Рада, забезпечувати контроль за провадженням (веденням) електронного реєстру обліку публічної інформації:

- вносити в Реєстр інформацію про документи, які знаходяться у володінні обласної Ради згідно облікової картки;

- контролювати надходження інформації в електронному вигляді від структурних підрозділів обласної Ради в терміни, визначені чинним законодавством;

- контролювати надходження інформації в електронному вигляді від структурних підрозділів обласної Ради щодо виправлень та змін у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше.

9.21 Здійснювати обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

9.22 Дотримуватися вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

9.23 Дотримуватися вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

9.24 Виконувати інші завдання з питань роботи управління за дорученням начальника управління.

9.25 На час відсутності заступника начальника управління з загальних питань виконавчого апарату обласної Ради виконує його обов’язки і несе відповідальність за належне виконання покладених обов’язків.

 

10. Завідувач сектору з питань публічних закупівель

Основними завдання завідувача сектору з питань публічних закупівель управління є:

10.1 Здійснювати практичне виконання завдань і функцій з питань публічних закупівель виконавчого апарату обласної Ради у відповідності до протоколів і рішень комітету з конкурсних торгів обласної Ради.

10.2 Аналізувати документацію до торгів, визначати шляхи реалізації закупівель, вживавати заходи для підвищення ефективності використання бюджетних коштів, передбачених на закупівлю товарів, робіт та послуг для роботи виконавчого апарату обласної Ради.

10.3 Брати участь у плануванні публічних закупівель, володіти інформацією про стан  матеріально-технічного забезпечення обласної Ради та її виконавчого апарату, аналізувати пропозиції щодо оновлення основних засобів, інших необоротних матеріальних активів, малоцінних швидкозношуваних матеріальних цінностей у відповідності до кошторисних призначень та планів закупівлі товарів, робіт та послуг для потреб обласної Ради та її виконавчого апарату.

10.4 Оприлюднювати на офіційному веб-сайті обласної Ради в розділі "Публічні закупівлі" Річний закупівельний план Вінницької обласної Ради; відомості щодо змін законодавства України з питань публічних закупівель; протоколи засідань комітету з конкурсних торгів щодо визначення переможця, відміни торгів, якщо закупівлі не відбулись або були відміненими замовником в разі відсутності потреби у відповідних закупівлях.

10.5 Здійснювати дотримання порядку оформлення документів щодо закупівлі товарів, робіт і послуг.

10.6 Брати участь в роботі по підготовці до пленарних засідань сесії обласної Ради.

10.7 Забезпечувати контроль та постійний моніторинг за своєчасним оприлюдненням та оновленням наборів даних розпорядниками інформації на вебсайті обласної Ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.

10.8 Здійснювати обробку персональних даних осіб, що звертаються до обласної Ради та її виконавчого апарату.

10.9 Дотримуватися вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті обласної Ради.

10.10 Дотримуватися вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях обласної Ради.

10.11 Виконувати інші завдання з питань роботи управління за дорученням начальника управління.

 

11. Відповідальність

Управління несе відповідальність за:

11.1 Невчасне і неналежне виконання покладених на нього завдань і обов’язків, передбачених цим Положенням.

11.2 Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на управління.

11.3 Працівники управління несуть відповідальність за недотримання вимог законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого апарату обласної Ради, за невиконання обов’язків та невикористання прав, передбачених даним положенням, за що може притягуватись до дисциплінарної відповідальності чи позбавлятись премії частково або повністю.

Створено: 5 травня 2015 року, 17:01
Оновлено: 15 липня 2019 року, 17:30
Переглядів: 50

Логін: *

Пароль: *

E-Mail: *

Пароль: *


Ще не зареєстровані? Реєстрація